10 เทคนิคการเข้าประชุม

ขอแชร์วิธีการนั่งประชุมนะครับ ผมรวมๆตามประสบการณ์ของผมเอง :) ในกรณีเราไปร่วมประชุมกับลูกค้าและต้องมีการ Present และขอความเห็นต่างๆ หรือประชุมเพื่อ Approve งาน อย่างไรก็ตามเทคนิคนี้ไม่ใช้กับการประชุมแบ่งงานนะครับ

ประชุมขนาดกลาง ถ้าต้อง Approve จะค่อนข้างยากมากกว่าประชุมใหญ่และเล็ก

ประชุมขนาดกลาง ถ้าต้อง Approve จะค่อนข้างยากมากกว่าประชุมใหญ่และเล็ก

1. อย่าเข้าประชุมสาย

การไปประชุมโดยไปก่อนเวลา นอกจากจะเลือกทำเลที่นั่งได้แล้ว ยังลดความเสี่ยงในเรื่องอำนาจต่อรองกับคู่ค้าได้ด้วย เช่นในกรณีที่เราเข้าประชุมช้า อำนาจต่อรองเราจะลดลงทันที ถ้าลูกค้าหรือ Supplier ทำหน้าหงุดหงิดก็จะต้องยอมบางอย่างเพราะเราเข้าสาย หรือถ้า Supplier บอกว่าจะมีประชุมต่อ เราก็ต้องเลิกเร็วอาจลงรายละเอียดไม่ทัน

2.การกำหนดเวลาประชุม

ถ้าเราเป็นผู้สามารถกำหนดเวลาประชุมได้ก่อนก็ต้องดูวัตถุประสงค์ครับ การกำหนดเวลาประชุมในช่วงวันอังคารกับวันพุธอาจทำให้มีความเครียดสูงมากกว่าปลายสัปดาห์ การประชุมในตอนเช้าวันจันทร์และเย็นวันศุกร์บางครั้งจะมีประสิทธิภาพไม่ค่อยดีเพราะสมาธิไม่ดี (ซึ่งขึ้นกับว่าเราต้องการประสิทธิภาพในการประชุมหรือไม่) ถ้าไม่อยากประชุมยืดเยื้อควรกำหนดเวลาประชุมตอน 11:00 หรือก่อนเลิกงาน

3. เลือกทำเลที่นั่งที่ ไม่ย้อนแสง

การประชุมในห้องประชุมที่มีมุมหนึ่งเป็นหน้าต่าง ให้เรานั่งด้านนั้นและมองเข้ามาครับ อย่าหันหน้าสู้แสงหรือหันหน้าย้อนแสง เพราะจะทำให้เครียด แสบตา คิดอะไรไม่ออก ที่สำคัญทำให้เราหน้าบึ้งตลอดครับ ลองจินตนาการว่าโดนแสงแยงตา 2 ชั่วโมง ในทางกลับกันถ้าเราอยู่เหนือแสงจะทำให้รู้สึกว่ามีอำนาจการเจรจาดีกว่าครับ

4. ตรวจสอบ Projector ให้ดีเพื่อกลยุทธในการพรีเซ้นท์

โปรเจ็คเตอร์หลายที่จะค่อนข้างไม่ดี ในกรณีที่เราพรีเซ้นท์กราฟฟิค หรือเว็บ บางครั้งจะทำให้เว็บดูแย่อย่างไม่น่าเชื่อครับเพราะรายละเอียดและ texture รวมถึงความเชียะนั้นหายเกลี้ยงเลย เราควรดูว่าจะปิดไฟหรือไม่ หรือจะใช้วิธีบอกก่อนว่าดูในหน้าจอสวยกว่าและพยายามเอาหน้าจอที่สวยที่สุดของเราให้ keyman ดูก่อนให้ได้

5. นั่งใกล้ Keyman

เมื่อประชุมไปหลายๆครั้งเราจะเริ่มรู้ว่า Keyman หรือคนตัดสินใจเป็นคนไหน การนั่งใกล้ Keyman จะทำให้สื่อสารได้ดี และมีความเกรงใจกันมากกว่า

6. พูดเกริ่นถึงเรื่องคราวก่อนที่ Keyman กล่าวไว้ในตอนเริ่มประชุม

เมื่อประชุมไปหลายครั้ง การอ้างคำพูดและ requirement ของ Keyman ในการประชุมคราวก่อนให้ผู้เข้าร่วมประชุมฟังอย่างชัดเจน จะเป็นตัวกำหนดไม่ให้มีความฟุ้งได้ดี และยังเป็นการให้เกียรติ Keyman เช่น คุณ A ได้กล่าวไว้ว่า อยากให้เว็บไซต์นี้มีความเรียบง่ายที่สุด และใช้สี… เพื่อคงเอกลักษณ์ของ กระทรวง ฯลฯ

7. พยายามให้วงประชุมเล็กที่สุด

การประชุมใหญ่เพื่อขอความเห็นหรือการอนุมัติคือหายนะ ต้องหลีกเลี่ยงครับ ลองนึกภาพห้องประชุมมาตรฐานในกระทรวงต่างๆที่ต้องมีการกดไมโครโฟนพูดกันนั้นประเด็นต่างๆจะเข้ามาไม่หยุดหย่อนเพื่อเป็นการ “โชว์พาวด์” ของแต่ละคน การสื่อสารอาจเกิดการพูดซ้อน ,eye -contact ไม่ชัดทำให้ไม่สามารถนำเสนอประเด็นสอดแทรกได้ทัน และสมาธิต่ำ ดังนั้นถ้าหลีกเลี่ยงไม่ได้ควรจะมีการเตรียมการไว้ก่อน, lobby ไว้ก่อน, หรือประชุมกลุ่มย่อยให้ได้ข้อสรุปก่อนที่จะมาประชุมใหญ่

ในทางปฎิบัติคือการจัด Agenda ให้ตรงฝ่ายที่เกี่ยวข้องจริงๆเพื่อลดจำนวนคนและดึง Keyman เข้าร่วมประชุมให้ได้ครับ

อย่างไรก็ตามประชุมใหญ่มากๆจะมีประโยชน์ถ้าเป็นประชุมอนุมัติงบครับ 😛 เพราะเท่าที่เคยเข้าประชุมมาพอใหญ่ระดับหนึ่งจะไม่มีใครสนใจทักท้วงอะไรกันเลยเหมือนกันในกรณีที่ทุกคนเสนอเรื่องเพื่อให้ได้งบของตน เช่นกรณีประชุมเว็บช่วยชาติใหญ่มาก

8.นั่งใกล้กัน จะเหมือนทีมเดียวกัน

ไม่จำเป็นที่เวลาประชุมจะต้องนั่งประจันหน้าตรงข้ามกันเสมอ ผมเองในการประชุมครั้งล่าสุดมีคนเข้าร่วมประชุมน้อย ( 6 คน ) จึงตัดสินใจบอกลูกค้าให้มานั่งรวมกลุ่มกันด้านเดียวเพื่อมุงจอคอมพ์จอเดียว (เนื่องจากไม่มั่นใจใน Projector ) ปรากฏว่าบรรยากาศในการประชุมนั้นเปลี่ยนจากคราวก่อนที่เป็นแบบนั่งประจันหน้ากดไมค์พูด ไปเป็นความรู้สึก “เป็นทีมเดียวกัน” มากขึ้น ทั้งลูกค้าและทีมงานร่วมระดมสมองกันคิดจริงๆและเนื่องจากอยู่ใกล้กันอาจทำให้เกรงใจกันมากขึ้นก็เป็นไปได้ครับ การขอความเห็นและอนุมัติในครั้งนี้จึงมีประสิทธิภาพสูงมาก ดีทั้งกับลูกค้าและทีมงานที่ทำงาน

9. การพูดในที่ประชุม

ถ้าต้องการให้มีคนฟัง ควรพูดอย่างมี Dynamics ครับ ผมเคยเข้าร่วมประชุมกับทีมผู้บริหารของ ปตท พบว่าคุณประเสริฐ กก.ผจก ใหญ่ ปตท พูดเริ่มมา เบามากๆ ช้ามาก และปากห่างไมค์มาก จนคนในห้องพยายามตั้งใจฟัง จากนั้นพอถึงเรื่องที่เค้าจะเน้น ถึงจะเข้ามาใกล้ไมค์ครับ ส่วนน้ำเสียงลองนึกถึงการพูดกับเด็กอนุบาลดูก็ได้ครับว่าทำอย่างไรเด็กถึงจะสนใจตลอด :) นอกจากนี้ก็เป็นการให้ข้อมูลที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม ไม่ใช้ก้มหน้าพูดสิ่งที่ตนเองได้รับให้หมด

10. การใช้เทคนิคเจรจาแทคทีมด้วย ตัวร้าย ตัวดี

อันนี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะการประชุมครับ แต่เป็นเทคนิคที่หลายคนลองใช้มา แต่อย่างไรก็ใช้ไม่ได้ในทุกกรณีนะครับและควรเป็นธรรมชาติของตัวเราจริงๆ และบางทีมจะเพิ่ม “ตัวสังเกตการณ์” ที่ไม่ค่อยพูดอะไรเข้ามาด้วยครับ

ปกติการเจรจาทั่วไปทุกคนจะต้องรู้ลิมิตของตนเองว่ารับได้แค่ไหน และขอผลตอบแทนได้เพียงใด การใช้วิธีกำหนดบทบาทของผู้เข้าประชุมแบบตัวร้ายตัวดีคือ ทีมของเราคนหนึ่งเป็น”ตัวร้าย”หรือคนที่พยายามรุกและสร้างความกดดันเพื่อขยับรุกลิมิตของทีมที่เราเจรจาด้วย ในขณะที่อีกคนซึ่งเป็น”ตัวดี”เป็นคนผ่อนคลายและอลุ้มอล่วยมากกว่าครับ ในการทำงานเว็บรัฐบาลครั้งหนึ่งทีมงานของรัฐบาลใช้กลยุทธนี้กับทีมไทเกอร์ โดยรองผอ.คนหนึ่งบอกว่าเราต้องทำอย่างโน้นอย่างนี้จน Over Spec และยังขู่ด้วยว่าถ้าทำไม่ดีโดน blacklist แน่ ในยณะที่รองอีกคนมาแนวใจดีมากๆ พยายามอธิบายว่ารองคนที่โหดเค้าถูกกดดันลงมา ผมจะไปเจรจาให้นะ แต่อย่างน้อยช่วยผมทำอย่างโน้นอย่างนี้ที แค่นี้ก็พอ ที่เหลือผมจัดการเอง ฯลฯ

โพสที่น่าสนใจ : ยิ่งประชุม จะยิ่งทำให้เว็บแย่ลง

Comments

  1. ใครมีเพิ่มเติมแชร์ได้นะครับ ผมสนใจเหมือนกัน :)

  2. เยี่ยมเลยพรุ่งนี้จะเข้าประชุมปิดงานพอดี ครับ

    อาจไม่ได้เป็นเทคนิคอะไรใหม่ๆ
    แต่ของผมแค่อาจเพิ่มเครื่องอัดเสียงไว้ด้วย เวลาจะทำ รายงานการประชุม หรือเก็บไว้ว่า
    คราวที่แล้วลูกค้าพูดอะไร เราพูดอะไรน่ะครับ

  3. เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าควรทบทวน requirement ก่อนจะเริ่มการ present ครับ

    เคยเจอมาแล้ว ไปเสนอสคริปต์วิดีโอพรีเซนเตชันเพื่อใช้เปิดตามงานอีเวนต์

    ดันมีคณะทำงานคนคอมเมนต์มาว่า จะทำเล็กๆ ไปทำไม ใครจะดู ทำไมไม่ทำโฆษณาฉายทีวีไปเลย

    อืมมม ที่ประชุมกันคราวก่อนไม่ได้จำเลยใช่มั้ยว่าจ้างพวกกระผมมาทำอะไร เวงกำ

  4. เจ๋งจริง กั่กๆๆ :)

  5. เรื่องตัวร้ายกับตัวดีนี่ได้ผลมาตั้งแต่สมัยทำกิจกรรมในมหาวิทยาลัย บางทีคนไทยอาจจะเคยชินกับระบบว้ากเกอร์และโหยหาดราม่ามากเกินไป ไม่ยอมคุยอะไรกันตรงๆ ด้วยเหตุผล :(

    แชร์ How to สมัยทำกิจกรรมบ้าง,

    1. หากต้องการอำนาจ ให้นั่งพร้อมกัน 3 คน แล้วคนกลางพูด คนข้างๆ หน้าเครียดกดดัน
    2. การด่าที่ดี จะไม่ใช้ประโยคคำถาม ต้องใช้ประโยคบอกเล่า ประโยคคำถามจะดราม่าและดึงความขุ่นเคือง (เช่น ด่าว่าสิ่งที่ทำมันแย่ ดีกว่าด่าว่า คุณรู้มั้ยว่าสิ่งที่ทำมันแย่แค่ไหน)
    3. การกำหนด Date line ที่ดีคือ ถามว่า คิดว่าจะทำเสร็จ (เร็วที่สุด) เมื่อไหร่? เมื่อคนเรารับปากแล้ว เราจะรู้สึกถึงความรับผิดชอบมากกว่าการสั่งว่าต้องทำเสร็จเมื่อไหร่
    4. ลิงอยู่ที่ใคร? อันนี้มาจากบทความอันโด่งดังของ HBR ปี 1974 ชื่อ Who’s Got the Monkey? เปรียบงานเหมือนกับลิงที่เกาะหลัง สิ่งที่เราต้องทำคือเคลียร์งาน (ลิง) ของเราให้เสร็จ แล้วโยนลิงไปให้เกาะหลังอีกฝ่าย ดังนั้น ทุกการประชุมต้องสรุปว่า ขณะนี้ลิงตัวไหน เกาะอยู่บนหลังใครบ้าง ไม่งั้นงานก็จะไม่เดิน เพราะทุกคนบอกว่า “ที่ประชุมกำลังพิจารณาอยู่ เพื่อไปประชุมครั้งต่อๆ ไป และลิงไม่ได้อยู่ที่ตรูเฟร้ยยย ตรูไม่ตัดสินใจ ตรูไม่ต้องทำงาน” 😛

    อื่นๆ นึกไม่ค่อยออก หลังๆ ไม่ค่อยใช้เทคนิคการประชุมแล้วแฮะ :)

  6. เสริมจากข้อ 4 เรื่องการ Present เคยได้ยินว่าบางบริษัทเน้นเลยว่า Notebook ที่นำไป present ต้องมีสองเครื่องเผื่อลดความเสี่ยงจากการที่เครื่องแรกงอแง ไม่ทำงาน

  7. ขอบคุณมากครับ สำหรับบทความดีๆหลายอย่าง
    ผมก็พึ่งจะรับงานเป็น freelance ยังไม่ค่อยมีประสบการณ์ ได้รับความรู้จาก blog พี่มากเลยครับ
    รับงานเขียนโปรแกรมสามมิติให้กับลูกค้าครับ พึ่งมีรายเดียว
    ตอนนี้เรียนเอกที่วิศวะจุฬา วิจัยด้านคอมกราฟิค

    ผม สวนกุหลาบ 118 ฟ้าใหม่ครับ

  8. เรียบร้อย ไปคนเดียว โดนรุม แต่ฝ่าฟันจนปิดงานได้ สุดติ่ง!
    1.ไปก่อนเนิ่นๆ เขาเกรงใจ เพราะเขาดูยังไม่พร้อม
    2.เลือกที่นั่ง เกือบหัวโต๊ะ เห็นผู้เข้าประชุมหมด
    3.นั่งใกล้ keyman
    4.จัดวงประชุมให้เล็ก กระชับที่สุด
    5.ใช้ ตัวร้ายตัวดี ช่วยปิดงานอีกที :)

  9. @kapongpang says:

    ผมรับงาน คนเดียวรับหน้าคนเดียว
    มีรายละเอียดต่างๆให้ตัวคนเดียว

    แต่ผมคิดกลับกันครับกับ การที่ต้องไปสรุปงานคนเดียว เป็นตัวร้ายและตัวดีในคนๆเดียว

    การอธิบายงานจะชี้ตัวๆต่อตัวๆ แต่จะเน้นใน Keyman

    แต่การสรุปงานคนเดียวจะงานที่หนักมาก ผ่านประสบการณ์ การแก้ไขเฉพาะหน้าได้เก่ง ผมคิดว่าประมาณนี้ครับ

Trackbacks

  1. […] This post was mentioned on Twitter by patchara and P.Panthang, boomz. boomz said: 10 เทคนิคการเข้าประชุม http://icio.us/inmvrm […]