Virtual office ประสบความสำเร็จด้วยดี : แนะนำ Tools ต่างๆ

ในช่วงที่ไทเกอร์ของเม่นและผมได้ตั้งมาจนครบปีที่เจ็ด “คน” นับเป็นทรัพยากรที่สำคัญมากเพราะเป็นสิ่งเดียวที่สามารถแปลงจาก IDea ไปสู่ implementation ได้ เราได้ศึกษาและลองผิดลองถูกเรื่องคนมามากมายครับ ทุกๆบริษัทต่างศึกษาหลักการของฝ่ายบุคคลกันมาอย่างเต็มที่และมุ่งเน้นที่จะรีดเร้นศักยภาพของมนุษย์ให้ถึงขีดสุด ไม่ว่าจะเป็นวิธี track การทำงาน จิตวิทยาการประชุม การควบคุมระเบียบวินัยในการทำงาน เกิดเป็นระบบต่างๆที่พัฒนามาตั้งแต่บัตรตอกจนถึงระบบที่ทันสมัยอย่างการสแกนม่านตา หลายๆบริษัทจ้างที่ปรึกษาด้านทรัพยากรมนุษย์กันด้วยค่าใช้จ่ายที่แพงลิบลิ่วเช่นเดียวกับค่าตัวพนักงานในบริษัท HR ทั้งหลาย

อยากทำงานบรรยากาศชิลล์ๆแบบนี้ไหมครับ มันมีสิ่งแลกเปลี่ยนคือ คุณต้องมีความรับผิดชอบ

อยากทำงานบรรยากาศชิลล์ๆแบบนี้ไหมครับ มันมีสิ่งแลกเปลี่ยนคือความรับผิดชอบที่สูงขึ้น

ลูกจ้าง มักจะหาทางเอาประโยชน์ เจ้านายมักจะหาทางประหยัด ?

แต่ไม่ว่าจะมีเทคโนโลยีที่ดีแค่ไหนก็ตาม บริษัททั้งหลายก็ยังเต็มไปด้วยพนักงานที่พร้อมจะลาออกเมื่อมีบริษัทอื่นๆที่ให้ผลประโยชน์ดีกว่า ลูกน้องที่พร้อมจะนินทาเจ้านายเสียๆหายๆ และการเมืองภายในที่มีอยู่อย่างตลอดเวลา ในบริษัทจะมีคาร์แร็คเตอร์พนักงานที่พวกเราเดาได้ตลอด เช่นบางคนเป็นเจ้าแม่ดราม่า บางคนเป็นหัวโจกสหภาพรวมเรื่องไม่พอใจชนเจ้านาย บางคนเป็นคนไม่สนใจโลก บางคนทุจริต เรื่องแบบนี้เกิดขึ้นมาตลอดและไม่เคยเปลี่ยนแปลงครับ ผมเองในช่วงที่เคยเป็นลูกจ้างก็เคยยอมรับว่าจ้องจะใช้สวัสดิการทุกอย่างของบริษัทให้ตัวเราได้เปรียบที่สุดเหมือนกัน ผมเองก็เคยสงสัยว่าทำไม แล้วคุณล่ะสงสัยหรือไม่?

@imenn ที่ปาย

@imenn ที่ปาย

ระบบที่มาควบคุมบุคคล คือ พลังลบ

เมื่อลองพิจารณาดูทุกคนหารู้ไม่ว่าระบบต่างๆที่ใช้ควบคุมมนุษย์นั้นเป็นระบบที่ ” มีความเป็นลบ ” หรือเป็นระบบที่ไม่เชื่อมั่นในศักยภาพและพลังทางใจอันเกิดจากสิ่งแวดล้อมที่ดีของมนุษย์ เพราะเมื่อสร้างสิ่งแวดล้อมที่รัดกุม (หรือมีความเป็นลบ) มนุษย์ก็จะดิ้นมากขึ้น ทำให้ต้องเข้มงวดขึ้นเรื่อยๆ ในที่สุดก็ไม่ต่างอะไรจากคุกครับ

ผมเองเคยผ่านบรรยากาศของงานกิจกรรมคณะ และงานอาสาอยู่บ้าง ทำให้เข้าใจว่าทำไมในบางเวลาคนถึงทุ่มเท และเป็นคนที่ทำเพื่อคนอื่นอย่างเต็มที่ได้ ยังจำบรรยากาศแห่งการให้กำลังใจซึ่งกันและกัน ความฮึกเหิมที่จะทำงานให้ลุล่วงสำเร็จได้อยู่ ทำให้ส่วนตัวแล้วผมมีความเชื่ออยู่ว่า คนจะเป็นคนดีได้นั้นอยู่ที่สิ่งแวดล้อมมากกว่าครึ่งเลยทีเดียว ถ้าสิ่งแวดล้อมทำให้คนฮึกเหิม บางคนยินดีไม่หลับไม่นอนเพื่องานเลยทีเดียวครับ

Tools ที่ใช้ทั้งหมดขณะกำลังประชุม online

Tools ที่ใช้ทั้งหมดขณะกำลังประชุม online

ก้าวสำคัญ แห่งการเชื่อใจคน ด้วยการทดลองทำงานแบบไร้ออฟฟิศ

เมื่อครบปีของการเช่าออฟฟิศไทเกอร์ไอเดียที่สีลม ผมตัดสินใจที่จะทดลอง Virtual Office แบบจริงจังด้วยการไม่ต่อสัญญาเช่าออฟฟิศ ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ค่อนข้างใหญ่เพราะต้องแก้ไขปัญหาการทำงานที่บ้านของพนักงานทุกคนให้ไม่มีปัญหาตลอดโดยเฉพาะน้องที่ทำงานด้าน Admin และบัญชี ตั้งแต่เรื่องโทรศัทพ์ เรื่องอินเตอร์เน็ท เรื่องการใช้งานคอมพิวเตอร์ที่บ้านของแต่ละคน เรื่องเมสเซนเจอร์

การทำอะไรให้สำเร็จได้บางครั้งต้องตัดสินใจอย่างมุ่งมั่นก่อนแล้วค่อยแก้ปัญหาตามมา เพราะถ้าลองคิดถึงอุปสรรคตั้งแต่แรกแล้วบางทีสิ่งนั้นจะไม่เกิดก็เป็นไปได้ครับ ผมเริ่มลิสต์สิ่งที่ต้องแก้ไขด้วยการสร้าง Norm ใหม่ให้พนักงานใหม่เข้าใจถึงลักษณะการทำงานที่บ้าน โดยวิธีคิดในการทำงานนั้นเปลี่ยนไปจากการ Track เรื่องเวลาเป็นการเน้นที่ความรับผิดชอบในงานที่ได้รับไปแทนซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกถึงความเป็นผู้ใหญ่ในตัวเองมากขึ้น สำหรับพนักงาน admin เนื่องจากมีความเกี่ยวข้องกับเรื่องค่าใช้จ่ายก็ต้อง implement ความเข้าใจระบบบัญชีมาก่อนหน้านี้ และให้ที่ปรึกษาบัญชีทำการฝึกหัดให้ดี เรื่องระบบจ่ายเช็คก็ตั้ง Policy ใหม่เป็นพยายามโอนโดยใช้ internet ให้หมดยกเว้นเวลาจำเป็นจริง ( ขณะนี้ บริษัทไม่ได้ใช้ระบบจ่ายเช็คมาสองเดือนแล้ว ) และเรื่องของคอมพิวเตอร์และปรินเตอร์รวมทั้งค่าไฟฟ้าของพนักงาน admin ทางบริษัทก็สนับสนุนเช่นกัน และทำความรู้จักบ้านของน้อง Admin แต่ละคนไว้ครับ

หลังจากนั้นก็เป็นเวลาแห่งการทำงานโดยไร้ออฟฟิศ บริษัทประหยัดต้นทุนด้านการมีออฟฟิศได้มาก พนักงานประหยัดเวลาเดินทาง และที่สำคัญคือ บรรยากาศแห่งการทำงานนั้นดีมาก ทุกคนเหมือนทำงานตลอดและพักผ่อนตลอด สิ่งที่ไม่น่าเชื่อคือเราเกิดวินัยในการประชุมประจำสัปดาห์ขึ้นมา ทุกคนให้ความสำคัญและต้องจัดสิ่งแวดล้อมในการประชุมออนไลน์ให้ราบรื่นตรงเวลาได้ดีมาก เทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้ข้อจำกัดแห่งการประชุมทางไกลนั้นหายไปแถมการประชุมแบบไม่เห็นหน้ากัน ( เห็นหน้าจอที่เขียนหัวข้อรับผิดชอบของแต่ละคนออนไลน์ไว้ และหูฟังเสียงจากโรปแกรม Skype ) ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน และยังมีประสิทธิภาพสูงกว่าการประชุมแบบเจอหน้าอีกด้วยครับ เพราะเมื่อเจอหน้าจะทำให้เสียสมาธิในการดูความรับผิดชอบของงานตัวเองในขณะประชุมนั่นเอง

ผมเองเพิ่งมาทราบทีหลังจากเพื่อนว่า ในบริษัทเอเจนซี่ชื่อดังนั้น การประชุมประจำสัปดาห์นั้นเป็นไปได้ยากมาก โดยเมื่อเซ็ทวันประชุมแล้วช่วงแรกๆก็ยังต้องคอยหาวันที่เหมาะเพิ่มเติม และพอผ่านไปนานๆเมื่อมีคนมาช้า หรือไม่เข้าประชุม การประชุมก็จะไม่ขลังและล้มเหลวในที่สุด

ผ่านมาเกือบครึ่งปี ต้นทุนบริษัทต่ำลงมาก บริษัทมีกำไรที่เพิ่มขึ้นจากแต่ก่อนที่ไม่ค่อยมีกำไร น้องๆแต่ละคนมีพลังและมีเงินเหลือเพราะไม่ต้องใช้กับการเดินทาง บรรยากาศแต่ละคนยังสดชื่นและเต็มไปด้วยความหวังกัน น้องๆได้กลับไปอยู่บ้านดูแลคุณพ่อคุณแม่ Virtual office ประสบความสำเร็จด้วยดี และผมหวังว่าจะมีคนนำแนวคิดนี้ไปลองปรับใช้กับการทำงานดูบ้างนะครับ แนวคิดนี้น่าจะส่งผลต่อบรรยากาศในการทำกิจกรรมของแต่ละองค์กรได้ดีทีเดียว :)

อย่าควบคุมมนุษย์ด้วยระบบ แต่ต้องให้มนุษย์มาร่วมควบคุมบรรยากาศในการมุ่งไปสูจุดหมายเดียวกันด้วยกัน

คุณล่ะ เชื่อมั่นในมนุษย์ และพร้อมจะ Make THE Difference ทลายกำแพงที่ปิดกั้นพลังแห่งมนุษย์หรือยัง ?

เคล็ดลับสำหรับบริษัทไร้ออฟฟิศ

  • ผู้บริหารควรมั่นใจว่าพนักงานในบริษัทควรมีความตื่นตัวในการรับฟังสิ่งใหม่ๆ ไม่เนือยอย่างผิดปกติ
  • การตั้งวัฒนธรรมการประชุมตรงเวลา และการโต้ตอบแบบทันทีเป็นสิ่งที่ดีที่ควร Set ไว้เป็นจุดแลกเปลี่ยนของการไร้ออฟฟิศในครั้งแรก
  • การทำงานเป็นทีมเล็กทำให้คนมีความรับผิดชอบโดยธรรมชาติ เพราะฉนั้นหากบริษัทมีขนาดใหญ่มากกว่า 20 คน จะต้องหาวิธีซอยเป็นโมดูลย่อยไม่เกิน 10 คนเพื่อเปิดโอกาสให้เกิดสภาวะความเป็นทีมขึ้น
  • Admin ควรอยู่ในที่ๆเหมาะสม และมีเมสเซ็นเจอร์ที่รู้จักกันดีสำรวจบ้านของแต่ละคนเผื่อกรณีฉุกเฉิน
  • ต้องมีระบบบัญชีและการออกเอกสารจำพวก Quotation, Invoice, Receipt และการเรียกเก็บเงินไว้แล้ว
  • อาจมีการ meeting แบบสัญจร เช่นบริษัทของผมไป meeting ต่างจังหวัดหรือตามร้านกาแฟเพื่อไม่ให้รู้สึกเหงาจนเกินไป
  • บริษัทควรมีระบบ task management การทำงานที่เหมาะสมซึ่งปัจจบันมี Solution online ราคาถูกเป็นจำนวนมาก
  • ต้องแน่ใจว่า internet ของแต่ละคนไม่มีเปอเซ็นต์การล่มที่มากผิดปกติ
  • หมั่นถามพนักงานว่าการทำงานคนเดียวติดปัญหาใดๆบ้างหรือเปล่า
  • แนวการบริหารถ้าสามารถมีผลตอบแทนหรือโบนัสลักษณะเดียวกับการ ” ให้อาหารปลาโลมา” หรือให้ทันทีได้ จะดึงดูด freelance จำนวนมากให้มาอยู่ที่เราได้ดี

การทำงานแบบ Virtual office ในระดับโลก

หลายๆคนคงรู้จักวิธีการผลักดันงานโดยใช้ปรัชญาของ Open Source กันมา นั่นคือการรุมทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งให้เกิดขึ้นมาและตัวเองจะมีส่วนได้ส่วนเสียกับสิ่งนั้น ไม่ว่าคนที่ทำจะมีคนใหม่คนเก่าหรือแม้แต่แต่ละคนอยู่กันคนละมุมโลกก็ตามครับ

ในระดับโลกมีบริษัทหรือองค์กรแบบนี้กันเป้นจำนวนมาก เช่นบริษัท Automattic ผู้ผลักดัน OpenSource WordPress เองนั้นก็มีการทำงานแบบนี้ในหลายๆส่วนเช่นกัน และผู้บริหารจะมีประเพณีในการบินไปประชุมกันตามบ้านของสมาชิกที่อยู่ในประเทศต่างๆตลอดปี ทำให้องค์กรมีชีวิตชีวาขึ้นมามากครับ

ลองอ่านบทสัมภาษณ์เพิ่มเติมได้ที่ The Way I Work โดย Matt Mullenweg ผู้ก่อตั้งบริษัท Automattic และ WordPress

Matt Mullenweg ขณะทำงานที่บ้าน และ staff ของเขาทุกคนทำงานที่บ้านเช่นกัน

Matt Mullenweg ขณะทำงานที่บ้าน และ staff ของเขาทุกคนทำงานที่บ้านเช่นกัน

บรรยากาศการทำงานของ TiGERiDEA แบบไร้ออฟฟิศ

พนักงานของ TiGERiDEA นั้นถึงแม้จะทำงานกันแบบไร้ออฟฟิศแต่ทุกคนเป็นพนักงานถูกต้องตามกฏหมายและระบบภาษี ได้รับเงินเดือนตรงเวลา และมีประกันสังคมอย่างถูกต้องครับ

ผมเอง ขณะทำงานในสวนบ้าน @booruball ย่านพระประแดง

ผมเอง ขณะทำงานในสวนบ้าน @booruball ย่านพระประแดง

โปรแกรมที่ถูกเรียกใช้งานขณะประชุม

โปรแกรมที่ถูกเรียกใช้งานขณะประชุม

iMenn ขณะประชุมที่ปาย

iMenn ขณะประชุมที่ปาย

@iMenn ขณะประชุม TiGERiDEA บนเครื่องบินเล็กจาก ปายมาเชียงใหม่

@iMenn ขณะประชุม TiGERiDEA บนเครื่องบินเล็กจาก ปายมาเชียงใหม่

น้องปู ซึ่งเป็น admin ทำงานที่บ้านและดูแลคุณแม่แถวบางน้ำผึ้ง สมุทรปราการ

น้องปู ซึ่งเป็น admin ทำงานที่บ้านและดูแลคุณแม่แถวบางน้ำผึ้ง สมุทรปราการ

บ้านน้อง admin บรรยากาศดีมากครับ

บ้านน้อง admin บรรยากาศดีมากครับ

น้อง admin มีอุปกรณ์สำนักงานพร้อม และมีเมสเซ็นเจอร์ที่ไว้ใจได้

น้อง admin มีอุปกรณ์สำนักงานพร้อม และมีเมสเซ็นเจอร์ที่ไว้ใจได้

@rabbitinblack ขณะคร่ำเคร่งกับการประชุมงาน

@rabbitinblack ขณะคร่ำเคร่งกับการประชุมงาน

ต้องมั่นใจในคุณภาพอุปกรณ์ต่างๆและอินเตอร์เน็ทของแต่ละคนพอสมควรครับ

ต้องมั่นใจในคุณภาพอุปกรณ์ต่างๆและอินเตอร์เน็ทของแต่ละคนพอสมควรครับ

จอใหญ่สองจอ จอหนึ่งสำหรับคุยงาน อีกจอสำหรับทำงาน

จอใหญ่สองจอ จอหนึ่งสำหรับคุยงาน อีกจอสำหรับทำงาน

@muenue ขณะทำงานที่ร้านกาแฟ

@muenue ขณะทำงานที่ร้านกาแฟ

@muenue ขณะตั้งใจทำงานที่บ้านในฐานะ AE

@muenue ขณะตั้งใจทำงานที่บ้านในฐานะ AE

ขณะประชุมงานด้วย Skype

ขณะประชุมงานด้วย Skype

ประชุมและทำงานนอกสถานที่ร่วมกันเป็นบางครั้ง

ปัญหาบางประการของ Virtual office คือพนักงานอาจจะเหงาและต้องการสังคมบ้าง เราจึงมีกำหนดไปทำงานและประชุมนอกสถานที่กันเป็นประจำครับ เงินค่าเช่าออฟฟิศที่ไม่ได้ใช้ทำให้บางทีเราไปทำงานต่างสถานที่ เช่น ปาย ภูเก็ต หรือ มาเลเซีย ฯลฯ ได้ ซึ่งการไปทำงานนอกสถานที่ก็มีข้อดีตรงทำให้ทีมมีสมาธิในการทำงานร่วมกันได้ดีและไม่ต้องพวงเรื่องการกลับบ้านตอนเย็นครับ

ประชุมงานที่ เยอรมันตะวันแดง

ประชุมงานที่ เยอรมันตะวันแดง

ประชุมที่ TRUE Coffee จตุรัสจามจุรี

ประชุมที่ TRUE Coffee จตุรัสจามจุรี

@rabbitinblack ตอนไปทำงานกับ @iMenn ที่ปาย

@rabbitinblack ตอนไปทำงานกับ @iMenn ที่ปาย

ทำงานไปด้วย กินอาหารยูนนานที่ปายไปด้วย!

ทำงานไปด้วย กินอาหารยูนนานที่ปายไปด้วย!

TiGERiDEA ณ ร้าน Jumbo สิงคโปร์

TiGERiDEA ณ ร้าน Jumbo สิงคโปร์

โปรแกรม และ Tools ที่แนะนำสำหรับ Virtual Office

Google Apps

อยากให้ทดลอง Google App ดูครับ โดยเริมจาก Gmail และ Google Calendar

อยากให้ทดลอง Google App ดูครับ โดยเริมจาก Gmail และ Google Calendar

Google Calendar

Google Calendar

Google App มีน่าสนใจหลายตัวครับ ถ้าไม่รู้จะเริ่มที่ไหน แนะนำให้เริ่มที่ Gmail เพราะเป็นเมล์ที่มีประสิทธิภาพสูงมาก เราสามารถปรับวิธีการสื่อสารและการเก็บข้อมูลได้อย่างง่ายๆด้วยการตั้งนโยบายการตั้งชื่อเมล์ในบริษัทและการสื่อสารกับลูกค้า สามารถรับส่งเมล์เป็น “@ชื่อบริษัท” ของเราเพื่อความน่าเชื่อถือได้ เช่นเมล์ pat@tigeridea ของผมนั้นเก็บที่ Gmail ครับ และมีการบริหารเวลาผ่าน Google Calendar โดยสามารถดูกำหนดการของพนักงานทุกคนได้ นอกจากนั้น Google spreadsheet ก็สามารถใช้ Back up ข้อมูลได้ดีครับ

SmallPad.org

smallpad เป็น เว็บสำหรับใช้ทำงานและบันทึกสิ่งต่างๆร่วมกันได้ดีมาก

smallpad เป็น เว็บสำหรับใช้ทำงานและบันทึกสิ่งต่างๆร่วมกันได้ดีมาก

smallpad เป็น เว็บสำหรับใช้ทำงานและบันทึกสิ่งต่างๆร่วมกันได้ดีมาก โดยปกติ TiGERiDEA ใช้เว็บนี้ในการบันทึกการประชุม และทุกคนสามารถพิมพ์ข้อความต่างๆได้ Realtime (เหมือน google app) และพิเศษคือ เว็บมีระบบ Timeline ที่สามารถย้อนดูเหตการณ์ต่างๆที่เคยถูกบันทึกในอดีตได้ ถ้าใช้งานร่วมกับลูกค้าและให้ลูกค้าพิมพ์สั่งงานก็สามารถย้อนดูคำสั่งลูกค้าในตอนเริ่มแรกได้เช่นกัน

skype

โปรแกรมที่ใช้ในการประชุมมีหลายตัว แต่ Skype ก็ยังมีความ Practicle สูงอยู่

โปรแกรมที่ใช้ในการประชุมมีหลายตัว แต่ Skype ก็ยังมีความ Practicle สูงอยู่

Skype ยังคง practical สำหรับการประชุมครับ

Google+

google plus ใหม่เอี่ยม สามารถใช้งานในท่ทำงานได้ดี

google plus ใหม่เอี่ยม สามารถใช้งานในท่ทำงานได้ดี

เราสามารถใช้ Google+ ในการทำงานได้ สำหรับบริษัทขนาดกลาง ผู้บริหารสามารถควบคุมการแบ่งวง (Circles) ให้ฝ่ายต่างๆได้เช่น เซลล์ จัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฯลฯ เพื่อการสื่อสารและออกตวามเห็นแบบ Social Network ที่สมบูรณ์แบบ

twitter

Twitter เป็นเครื่องสร้างความมีตัวตนของพนักงานและบริษัท และยังเป็นเครื่องมือสื่อสารเชิง Marketing ที่ดี

Twitter เป็นเครื่องสร้างความมีตัวตนของพนักงานและบริษัท และยังเป็นเครื่องมือสื่อสารเชิง Marketing ที่ดี

ปัญหาของบริษัทไร้ออฟฟิศในสายตาคนทั่วไปมีอีกประการคือ “ความน่าเชื่อถือ” เนื่องจากลูกค้ากลัวจะตามตัวไม่ได้ แต่ในปัจจบัน twitter เป็นเรื่องแสดงความมีตัวตนของบุคคลได้ดีที่สุด และยังสร้างความน่าเชื่อถือในงานที่ตนเองทำอยู่อีกด้วยเนื่องจากการสื่อสารกันระหว่างการทำงานจะเป็นการ Marketing บริษัทไปในตัว ข้อมูลที่เปิดเผยได้และการนัดแนะกันพนักงานจะสื่อสารกันโดยใส่ tag #TiGERiDEA ส่วนข้อมูลที่ไม่เปิดเผยจะอยู่ใน Smallpad

อย่างไรก็ตาม บริษัทนั้นตามกฏหมายมีความน่าเชื่อถืออยู่แล้วจากทุนจดทะเบียนบริษัทที่สามารถรับผิดชอบได้ เพียงแต่ลูกค้าบางรายอาจอยากเห็นออฟฟิศครับ

Dropbox

DropBox เป็นโปรแกรมเก็บไฟล์ผ่าน Cloud ที่ดีมาก แนะนำเป็นอย่างสูง

DropBox เป็นโปรแกรมเก็บไฟล์ผ่าน Cloud ที่ดีมาก แนะนำเป็นอย่างสูง

การเก็บไฟล์ร่วมกันในปัจจุบัน ยังไม่เห็นโปรแกรมใด Practical เท่า Dropbox ครับ สำหรับความสะดวกในการใช้งานบอกได้อย่างเดียวว่าต้องลองใช้ดู สิ่งที่ผมชอบคือระหว่างที่พนักงานมีการอัพเดทไฟล์จะมี pop-up เตือนขึ้นมาด้วยทำให้การทำงานต่อกันสะดวกรวดเร็วมาก

สำหรับบริษัทขนาดกลาง Dropbox ยังมี Dropbox Teams อีกด้วย ซึ่งบริษัทที่ซื้อ Package นี้จะได้พื้นที่ใช้งานเป็นจำนวนมาก สามารถจัดระบบ Billing ได้ และพิเศษคือไฟล์มีการเก็บเป็น Revision โดยสามารถย้อนดู Revision เก่าๆได้ ไม่ต้องกลัวเซพทับไฟล์หายไปครับ

โปรแกรมตัวอื่นๆที่แนะนำให้ทดลอง

Google Hangout ระหว่างประชุม

ประชุมด้วย hangout ครับ

ประชุมด้วย hangout ครับ

Google Hangout สามารถใช้ในการประชุมได้ เพียงแต่ internet ต้อง Work พอสมควรมิเช่นนั้นจะติดขัดได้ แต่ผมคิดว่าปกติส่วนใหญ่การประชุมอาจไม่ต้องเห็นหน้ากันก็ได้ครับ จะได้มีสมาธิกับเอกสารที่อยู่ด้านหน้า ผมเขียนรีวิว Google Hangout ไว้ที่นี่

BaseCamp

Basecamp projects manage โปรแกรมชื่อดังสำหรับบริษัทที่มีโครงการซับซ้อนขึ้น

Basecamp projects manage โปรแกรมชื่อดังสำหรับบริษัทที่มีโครงการซับซ้อนขึ้น

Basecamp เป็น tools จัดการโครงการที่ได้รับความนิยมทีเดียวครับ เหมาะกับบริษัทที่มีโครงการซับซ้อนขึ้น และยังมีผลิตภัณฑ์ด้านการบริหารโครงการหลายตัวที่น่าสนใจ มีหลายบริษัทที่ทำงาน IT ใช้โปรแกรมตัวนี้ สามารถจัดเก็บเอกสารและแสดงหน้าที่ได้หลายมุมมอง มีความสวยงามและดูง่าย ดูเหตการณ์ย้อนหลังได้

Yast

yast โปรแกรมบริหารเวลาทำงาน

yast โปรแกรมบริหารเวลาทำงาน

โปรแกรมตัวนี้ใช้บริหาร resource เวลาในการทำงานได้ดีมาก ปุ่มกดเริ่มงานและหยุดงานใช้ง่าย เหมือนกับการตอกบัตรเข้างานออกงานก็ได้ครับ

Assembla

assembla

assembla โปรแกรมบริหารโครงการอีกตัวที่มีคุณสมบัติครบครัน


มีบางทีมใช้โปรแกรมตัวนี้ครับ แต่ผมยังไม่เคยลองใช้

เพิ่มเติมโปรแกรมที่แนะนำมาจาก โพส เครื่องมือช่วยทำงานให้เสร็จ ของ @iMenn ครับ

ลองคลิกไปดูรายละเอียดได้ :)

Factory Nova

Factory Nova

Factory Nova


มีระบบ Track / แบ่งงานดีมาก มีระบบ Knowledge Management ภายในให้ แต่ภายหลังมี Gmail มาแทนที่ได้เยอะ

Taskfreak

taskfreak

taskfreak

Open Source ใช้ง่าย แต่วางแผนงานได้ไม่ซับซ้อน

omniplan

omniplan

omniplan

โปรแกรม Project Management เจ๋งๆ บนแมค

Things

things

things

โปรแกรมที่คุณเม่นชอบใช้ manage ส่วนตัวครับ :)

โปรแกรมบัญชี Smartbiz

มีหลายคนถามเรื่องโปรแกรมบัญชีที่น้อง admin ใช้งาน ของผมใช้โปรแกรมตามที่ ที่ปรึกษาบัญชีของบริษัทแนะนำ นั่นคือ Smartbiz ครับ

Comments

  1. ชอบวิธีทำงานของ TIGERiDEA ที่เชื่อมั่นในพลังคน
    อ่านเอนทรี่นี้ของพี่พัชรแล้วย้อนกลับมาทบทวนวิธีการทำงานในองค์กรตัวเอง (why i why)
    มีระบบออฟฟิศและระบบทำงานออนไลน์ปนๆ กัน ใช้ความยืดหยุ่นเข้าสนับสนุนหากบางครั้งคนทำงานมีเรื่องมีราวในชีวิตที่ต้องจัดการ ..แล้วก็รู้สึกว่ามีความสุขดี

    แต่ละที่มันต้องหาวิถีทางเป็นของตัวเองเนอะ =)

  2. ชัดเจนมากครับกับวิธีการนำเสนอ ขอนำไปสอนต่อน่ะครับ ขอบคุณมากครับ

  3. ของผมเองเนื่องจากตัวงานไม่ค่อยจะเอื้อให้เป็นการทำงานแยกกัน (คือยังต้องมีออฟฟิสและยังต้องไปทำงานร่วมกันแบบตัวเป็นๆ) แต่การทำงานแบบ Virtual Office นั้นช่วยผมได้มากทีเดียวเลยครับ

    ในส่วนงานของผมจะเป็นการนำตัวงานลงไปสู่ Smart Phone มากกว่าครับเพราะส่วนของงานที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ดิบจะมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะส่งข้ามไปมาใน Dropbox ได้ (พวกงานวิดิโอครับ)

    แต่ถ้าเป็นงานเอกสารเกือบทั้งหมดจะอยู่บน Google Docs และ ปฏิธินจะอยู่บน Google Calendar ครับ ซึ่งสะดวกมากเวลาต้องทำ Collaboration ระหว่างทีมงาน (เช่นการแก้บท แก้ตารางงาน Call Sheet)

    ส่วนหากเป็นการติดต่อทั่วไปบริษัทจะใช้ Whatsapp เป็นตัวกลางในการส่ง เพราะสามารถส่งสิ่งที่ต้องการได้ครบถ้วน (Audio ไฟล์ ภาพ Location ลิงค์ เบอร์) ซึ่งทำให้สะดวกในการทำงานและต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมงครับ (คือทุกคนจะส่ง-รับข้อมูลได้ตลอดเวลา เหมือนกับว่าทุกๆคนอยู่ใกล้ๆตัวกันและกันเสมอเวลามีความต้องการ)

    เนื่องจากจำนวนคนในบริษัทมีการปรับลดให้เล็กลง (ตอนนี้จำนวนทั้งบริษัทมี 9 คน) ทำให้การทำงานผ่านระบบ Virtual Office สะดวกมากยิ่งขึ้น และทำให้การบริหารจัดการงานมี Flow ตลอด 24 ชั่วโมงครับ โดยใช้ Office เป็นศูนย์กลางที่ทีมงานจะเดินเข้ามาส่งงาน-เดินออกไปถ่ายงาน

    หากอนาคตเน็ตแรงเทพจริงๆ … ก็จะพิจารณาการส่งงานแบบอื่นๆ (เช่นส่งไฟล์ผ่านดาวเทียม ซึ่งตอนนี้ยังเป็นเรื่องเหลือเชื่อกับบริษัทขนาดเล็กครับ)

    ตอนนี้กำลังรอ Google+ พัฒนาไปมากกว่านี้ … น่าจะช่วยได้มากขึ้นอีกครับ

    ขอบคุณครับ สวัสดีครับ

  4. เป็นความกล้าที่น่าเอาอย่างสำหรับธุรกิจที่กำลังจะเริ่มต้น หรือคิดเปลี่ยนรูปแบบการจัดการ

  5. การทำงานแบบ Virtual Office (Work from home) ต้องใช้วินัยและความรับผิดชอบอย่างสูง
    แต่ถ้าทุกคนยึดหลักในศักยภาพส่วนบุคคลและความรับผิดชอบแล้ว ประโยชน์ย่อมมากกว่าโทษแน่นอน

  6. สงสัยว่าเวลาใช้สองจอใหญ่แล้วไม่ปวดตาหรอครับ เวลาผมทำงานสองจอนี่ ทำไปหลายๆ ชม. จะปวดตามากเลยครับ

    • Rabbitinblack says:

      ไม่ปวดตาหรอกครับ เพราะปรกติใช้ทำงานจอเดียว อีกจอไว้ดูสาว ๆ ครับ 555

  7. เซฟไว้อ่านสามเวลาหลังอาหารเลยครับ ขอบคุณมากๆครับพี่
    เป็นทั้งแรงบันดาลใจและแนวทางเลยครับผม

Trackbacks

  1. fyels และ follders เว็บฝากไฟล์น้องใหม่ ใช้ง่ายมาก ฝากไฟล์ฟรีได้ถึง 9G | พัชร says:

    […] ตอนนี้ไทเกอร์ไอเดียเป็น Virtual Office อยู่ การใช้งาน DropBox.com จะมีความได้เปรียบกว่าการใช้ Server ตรงตัวโปรแกรมจะมีการ Notice เมื่อมีไฟล์ใหม่เข้ามา Update อยู่เสมอ ซึ่งทำให้การทำงานง่ายขึ้นมากครับ และถ้าจ่ายตังค์ให้ Dropbox ยังมีการเก็บ Revision ไว้ด้วย […]

  2. […] บล๊อกเรื่อง virtual office ของคุณพัชร?แล้ว ก็เกิดไอเดียขึ้นหลายอย่าง […]

  3. […] @iMenn 3. รับ TiGERiDEA culture กับบริษัทต้นแบบด้าน VirTual Office และเคยออกรายการ IT24Hrs ช่องสามที่นี่ 4. […]

  4. […] @iMenn 3. รับ TiGERiDEA culture กับบริษัทต้นแบบด้าน?VirTual Office?และเคยออกรายการ IT24Hrs ช่องสามที่นี่? 4. […]