10 เทคนิคการเข้าประชุม

ขอแชร์วิธีการนั่งประชุมนะครับ ผมรวมๆตามประสบการณ์ของผมเอง :) ในกรณีเราไปร่วมประชุมกับลูกค้าและต้องมีการ Present และขอความเห็นต่างๆ หรือประชุมเพื่อ Approve งาน อย่างไรก็ตามเทคนิคนี้ไม่ใช้กับการประชุมแบ่งงานนะครับ

ประชุมขนาดกลาง ถ้าต้อง Approve จะค่อนข้างยากมากกว่าประชุมใหญ่และเล็ก

ประชุมขนาดกลาง ถ้าต้อง Approve จะค่อนข้างยากมากกว่าประชุมใหญ่และเล็ก

1. อย่าเข้าประชุมสาย

การไปประชุมโดยไปก่อนเวลา นอกจากจะเลือกทำเลที่นั่งได้แล้ว ยังลดความเสี่ยงในเรื่องอำนาจต่อรองกับคู่ค้าได้ด้วย เช่นในกรณีที่เราเข้าประชุมช้า อำนาจต่อรองเราจะลดลงทันที ถ้าลูกค้าหรือ Supplier ทำหน้าหงุดหงิดก็จะต้องยอมบางอย่างเพราะเราเข้าสาย หรือถ้า Supplier บอกว่าจะมีประชุมต่อ เราก็ต้องเลิกเร็วอาจลงรายละเอียดไม่ทัน

2.การกำหนดเวลาประชุม

ถ้าเราเป็นผู้สามารถกำหนดเวลาประชุมได้ก่อนก็ต้องดูวัตถุประสงค์ครับ การกำหนดเวลาประชุมในช่วงวันอังคารกับวันพุธอาจทำให้มีความเครียดสูงมากกว่าปลายสัปดาห์ การประชุมในตอนเช้าวันจันทร์และเย็นวันศุกร์บางครั้งจะมีประสิทธิภาพไม่ค่อยดีเพราะสมาธิไม่ดี (ซึ่งขึ้นกับว่าเราต้องการประสิทธิภาพในการประชุมหรือไม่) ถ้าไม่อยากประชุมยืดเยื้อควรกำหนดเวลาประชุมตอน 11:00 หรือก่อนเลิกงาน

3. เลือกทำเลที่นั่งที่ ไม่ย้อนแสง

การประชุมในห้องประชุมที่มีมุมหนึ่งเป็นหน้าต่าง ให้เรานั่งด้านนั้นและมองเข้ามาครับ อย่าหันหน้าสู้แสงหรือหันหน้าย้อนแสง เพราะจะทำให้เครียด แสบตา คิดอะไรไม่ออก ที่สำคัญทำให้เราหน้าบึ้งตลอดครับ ลองจินตนาการว่าโดนแสงแยงตา 2 ชั่วโมง ในทางกลับกันถ้าเราอยู่เหนือแสงจะทำให้รู้สึกว่ามีอำนาจการเจรจาดีกว่าครับ

4. ตรวจสอบ Projector ให้ดีเพื่อกลยุทธในการพรีเซ้นท์

โปรเจ็คเตอร์หลายที่จะค่อนข้างไม่ดี ในกรณีที่เราพรีเซ้นท์กราฟฟิค หรือเว็บ บางครั้งจะทำให้เว็บดูแย่อย่างไม่น่าเชื่อครับเพราะรายละเอียดและ texture รวมถึงความเชียะนั้นหายเกลี้ยงเลย เราควรดูว่าจะปิดไฟหรือไม่ หรือจะใช้วิธีบอกก่อนว่าดูในหน้าจอสวยกว่าและพยายามเอาหน้าจอที่สวยที่สุดของเราให้ keyman ดูก่อนให้ได้

5. นั่งใกล้ Keyman

เมื่อประชุมไปหลายๆครั้งเราจะเริ่มรู้ว่า Keyman หรือคนตัดสินใจเป็นคนไหน การนั่งใกล้ Keyman จะทำให้สื่อสารได้ดี และมีความเกรงใจกันมากกว่า

6. พูดเกริ่นถึงเรื่องคราวก่อนที่ Keyman กล่าวไว้ในตอนเริ่มประชุม

เมื่อประชุมไปหลายครั้ง การอ้างคำพูดและ requirement ของ Keyman ในการประชุมคราวก่อนให้ผู้เข้าร่วมประชุมฟังอย่างชัดเจน จะเป็นตัวกำหนดไม่ให้มีความฟุ้งได้ดี และยังเป็นการให้เกียรติ Keyman เช่น คุณ A ได้กล่าวไว้ว่า อยากให้เว็บไซต์นี้มีความเรียบง่ายที่สุด และใช้สี… เพื่อคงเอกลักษณ์ของ กระทรวง ฯลฯ

7. พยายามให้วงประชุมเล็กที่สุด

การประชุมใหญ่เพื่อขอความเห็นหรือการอนุมัติคือหายนะ ต้องหลีกเลี่ยงครับ ลองนึกภาพห้องประชุมมาตรฐานในกระทรวงต่างๆที่ต้องมีการกดไมโครโฟนพูดกันนั้นประเด็นต่างๆจะเข้ามาไม่หยุดหย่อนเพื่อเป็นการ “โชว์พาวด์” ของแต่ละคน การสื่อสารอาจเกิดการพูดซ้อน ,eye -contact ไม่ชัดทำให้ไม่สามารถนำเสนอประเด็นสอดแทรกได้ทัน และสมาธิต่ำ ดังนั้นถ้าหลีกเลี่ยงไม่ได้ควรจะมีการเตรียมการไว้ก่อน, lobby ไว้ก่อน, หรือประชุมกลุ่มย่อยให้ได้ข้อสรุปก่อนที่จะมาประชุมใหญ่

ในทางปฎิบัติคือการจัด Agenda ให้ตรงฝ่ายที่เกี่ยวข้องจริงๆเพื่อลดจำนวนคนและดึง Keyman เข้าร่วมประชุมให้ได้ครับ

อย่างไรก็ตามประชุมใหญ่มากๆจะมีประโยชน์ถ้าเป็นประชุมอนุมัติงบครับ :P เพราะเท่าที่เคยเข้าประชุมมาพอใหญ่ระดับหนึ่งจะไม่มีใครสนใจทักท้วงอะไรกันเลยเหมือนกันในกรณีที่ทุกคนเสนอเรื่องเพื่อให้ได้งบของตน เช่นกรณีประชุมเว็บช่วยชาติใหญ่มาก

8.นั่งใกล้กัน จะเหมือนทีมเดียวกัน

ไม่จำเป็นที่เวลาประชุมจะต้องนั่งประจันหน้าตรงข้ามกันเสมอ ผมเองในการประชุมครั้งล่าสุดมีคนเข้าร่วมประชุมน้อย ( 6 คน ) จึงตัดสินใจบอกลูกค้าให้มานั่งรวมกลุ่มกันด้านเดียวเพื่อมุงจอคอมพ์จอเดียว (เนื่องจากไม่มั่นใจใน Projector ) ปรากฏว่าบรรยากาศในการประชุมนั้นเปลี่ยนจากคราวก่อนที่เป็นแบบนั่งประจันหน้ากดไมค์พูด ไปเป็นความรู้สึก “เป็นทีมเดียวกัน” มากขึ้น ทั้งลูกค้าและทีมงานร่วมระดมสมองกันคิดจริงๆและเนื่องจากอยู่ใกล้กันอาจทำให้เกรงใจกันมากขึ้นก็เป็นไปได้ครับ การขอความเห็นและอนุมัติในครั้งนี้จึงมีประสิทธิภาพสูงมาก ดีทั้งกับลูกค้าและทีมงานที่ทำงาน

9. การพูดในที่ประชุม

ถ้าต้องการให้มีคนฟัง ควรพูดอย่างมี Dynamics ครับ ผมเคยเข้าร่วมประชุมกับทีมผู้บริหารของ ปตท พบว่าคุณประเสริฐ กก.ผจก ใหญ่ ปตท พูดเริ่มมา เบามากๆ ช้ามาก และปากห่างไมค์มาก จนคนในห้องพยายามตั้งใจฟัง จากนั้นพอถึงเรื่องที่เค้าจะเน้น ถึงจะเข้ามาใกล้ไมค์ครับ ส่วนน้ำเสียงลองนึกถึงการพูดกับเด็กอนุบาลดูก็ได้ครับว่าทำอย่างไรเด็กถึงจะสนใจตลอด :) นอกจากนี้ก็เป็นการให้ข้อมูลที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม ไม่ใช้ก้มหน้าพูดสิ่งที่ตนเองได้รับให้หมด

10. การใช้เทคนิคเจรจาแทคทีมด้วย ตัวร้าย ตัวดี

อันนี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะการประชุมครับ แต่เป็นเทคนิคที่หลายคนลองใช้มา แต่อย่างไรก็ใช้ไม่ได้ในทุกกรณีนะครับและควรเป็นธรรมชาติของตัวเราจริงๆ และบางทีมจะเพิ่ม “ตัวสังเกตการณ์” ที่ไม่ค่อยพูดอะไรเข้ามาด้วยครับ

ปกติการเจรจาทั่วไปทุกคนจะต้องรู้ลิมิตของตนเองว่ารับได้แค่ไหน และขอผลตอบแทนได้เพียงใด การใช้วิธีกำหนดบทบาทของผู้เข้าประชุมแบบตัวร้ายตัวดีคือ ทีมของเราคนหนึ่งเป็น”ตัวร้าย”หรือคนที่พยายามรุกและสร้างความกดดันเพื่อขยับรุกลิมิตของทีมที่เราเจรจาด้วย ในขณะที่อีกคนซึ่งเป็น”ตัวดี”เป็นคนผ่อนคลายและอลุ้มอล่วยมากกว่าครับ ในการทำงานเว็บรัฐบาลครั้งหนึ่งทีมงานของรัฐบาลใช้กลยุทธนี้กับทีมไทเกอร์ โดยรองผอ.คนหนึ่งบอกว่าเราต้องทำอย่างโน้นอย่างนี้จน Over Spec และยังขู่ด้วยว่าถ้าทำไม่ดีโดน blacklist แน่ ในยณะที่รองอีกคนมาแนวใจดีมากๆ พยายามอธิบายว่ารองคนที่โหดเค้าถูกกดดันลงมา ผมจะไปเจรจาให้นะ แต่อย่างน้อยช่วยผมทำอย่างโน้นอย่างนี้ที แค่นี้ก็พอ ที่เหลือผมจัดการเอง ฯลฯ

โพสที่น่าสนใจ : ยิ่งประชุม จะยิ่งทำให้เว็บแย่ลง